Wiele słyszysz o tym jak ważne jest podejście procesowe w systemie zarządzania,którego podstawą jest Norma ISO 9001 lub pokrewna. To nie są puste słowa. Procesy w firmie są jak układ nerwowy i krwionośny w organizmie. Oplatają firmę i sprawiają, że prawidłowo i harmonijnie funkcjonuje. Podejście procesowe sprawia, że przedsiębiorstwo działa jak zdrowy organizm. Dowiedzmy się zatem, co to jest podejście procesowe.
Co to jest proces?
Aby zrozumieć co to jest podejście procesowe, musisz pierw zrozumieć czym jest proces.
Definicja z ISO 9004 mówi o powiązanych ze sobą działaniach i zamianie wejścia w wyjście. Jest definicja trafiająca w sedno, ale najczęściej niezrozumiała. A jest to banalnie proste.
Np. do obrabiarki dostarczany jest arkusz blachy (wejście). Obrabiarka wycina (proces) element z tego arkusza. Element schodzi z maszyny (wyjście). Oczywiście to duże uproszczenie. Procesy są zazwyczaj bardziej skomplikowane i możemy w nich zidentyfikować o wiele więcej wejść i wyjść.
Co to jest podejście procesowe?
Wiemy co to jest proces. A podejście procesowe. Podejście procesowe to spojrzenia bardziej globalne na procesy. Uwzględnia nie tylko same procesy, ale też ich wzajemne powiązania i wpływy.
Zarządzając procesami w firmie musimy przede wszystkim wszystkie zidentyfikować.
Warto podzielić je na:
- Procesy główne – to one budują wartość dodaną
- Procesy pomocnicze – wspomagają procesy główne
Ważne w identyfikacji procesów jest prawidłowe określenie jego początku i końca. Trzeba również określić co dzieje się w środku, czyli jak przebiega każdy proces.
Z początkiem i końcem procesu związane są jego wejścia i wyjścia (np. półprodukty, materiały, normy, przepisy prawa, informacje, dokumentacja techniczna, zapisy, procedury, kalkulacje, gotowy produkt, etc.). Wejścia i wyjścia celowo podaję razem. Trzeba pamiętać, że wyjście jednego procesu, będzie stanowiło wejście drugiego.
Każdy proces musi mieć wyznaczonego swojego właściciela oraz określonych wykonawców. Musi być osoba odpowiedzialna za proces. Ponieważ procesy są powiązane, to efekt jednego procesu ma wpływ na drugi. Właściciele procesów funkcjonują więc w relacji dostawca-klient.
Aby procesy funkcjonowały dobrze, musimy wiedzieć czego oczekujemy na wejściu i wyjściu. Trzeba umieć to mierzyć. Dlatego konieczne jest wyznaczenie jakichś wskaźników oraz narzędzi jakimi pomierzymy skuteczność procesów.
Procesy warto (w przypadku ISO 9001 niektóre trzeba) udokumentować.
Posłużą do tego procedury. W księdze jakości systemu zarządzania umieszcza się mapę procesów.Jest to graficzne przedstawienie procesów w firmie i ich powiązań. Pozwala lepiej ogarnąć, to jak przebiegają procesy w organizacji.