Punkt 4.2.4 Nadzór nad zapisami

Zapis jest szczególnym rodzajem dokumentu, który stanowi dowód na piśmie z wyników i realizowanych zadaniach (np. zapis kontroli).
Zapisy przewidują jedną z najsilniejszych form dowodów utrzymania i wykazania skuteczności swój SZJ. Upewnij się, że udokumentowane procedury kontroli dokumentacji SZJ adresy wszystkich wymagań w zakresie kontroli określonych w tej klauzuli, w zakresie kto, co, kiedy, gdzie i jak. Kontrole te mają zastosowanie do wszystkich rekordów SZJ, czy są one drukowanej lub elektronicznej.
ISO 9001 wymaga wiele rekordów. Niektóre zapisy są określone, a inni są domyślnie. Spoczywa na tobie wykazać, lub przedstawienie dowodów (zapisów) zgodności z wymaganiami, czy szczególne warunki lub poproś o rekordy nie. Jak przejść przez klauzule, będę określać szczegółowe zapisy i domniemanych. Zrób listę dla siebie jak iść.
Wymagania dotyczące dokumentacji mogą pochodzić od klienta, regulacyjnych, branży lub w organizacji. Upewnij się, prowadzą dokumentację w celu dostosowania się do nich wszystkich to zastosowanie. Rejestry mogą również pochodzić od dostawców i zleceniodawców. Wszystkie te dane są z uwzględnieniem powyższych kontroli.
Uwag do kontroli dokumentów dotyczących czytelności, są rozpoznawalne i dostępne odnoszą się również do rekordów SZJ.
Łatwo rozpoznawalne – odnosi się do łatwego określenia celu i zakresu dokumentacji, np. Szczegóły kontroli w odniesieniu do produktu końcowego odbioru. Projekt dokumentacji SZJ musi uniknąć zamieszania i dwuznaczności w realizacji i wykorzystywania danych. Ewidencja ta musi być czytelny sposób może być przydatna. Również upewnić się, że nie są one narażone na nieuprawnione zmiany lub zmian.
Na czas, że są one utrzymywane, zachować w miejscach i mediów, które chroni przed nieuprawnionym dostępem i szkód w środowisku – (pokryte w oleju, kurzu, kwas jeść, ogorzały, itp.). Regularnie dokonywać przeglądu stanu ewidencji. Indeksowanie i archiwizacja dokumentacji (wydruk lub komputer) musi zapewnić łatwy dostęp.
Prowadzi wykaz wszystkich innych kategorii zapisów i określenie czasów retencji związane z każdej kategorii (inspekcji i badań, sprzedaży i zakupów, przegląd zarządzania; kalibracji, szkolenia, itp.). Czasy retencji są zazwyczaj określane przez klienta, regulacyjnych, przemysłu i wymogów organizacyjnych i polityki.
Ewidencja ta musi w końcu pozbyć się ich raz w przeszłości ich zachowania określonych razy. Dyspozycji może wynosić stałe niszczenie dokumentacji do stałego przechowywania w bezpiecznym miejscu lub poza archiwum. Intencyjny o to, aby usunąć ryzyko przypadkowego zastosowania i dostępności na bieżącą działalność i nieuprawnionym dostępem. W zależności od branży, konkretne zapisy mogą być przechowywane bezterminowo.
Są tacy, którzy twierdzą, że to oznacza stałe usposobienie zniszczenie dokumentacji. ISO „Wskazówki dotyczące terminologii” określa dyspozycji jako działania pozbycia się lub co więcej, przygotowanie, wprowadzenie w porządku. Potwierdza to interpretacja mam podjąć.
Niezgodności z procesu kontroli zapisów wynikają często. Opracować odpowiednie wskaźniki w celu wykazania skutecznego wdrożenia rekord procesie kontroli. Przykłady wskaźników mogą obejmować – liczba przypadków niezdolność do pobierania rekordów; ilości poświęconego czasu poszukuje dokumentów; liczbę wystąpień niekompletne rekordy, liczba przypadków uszkodzenia znaleziono itp. Śledzenie tendencji w tych wskaźników i wykorzystać te informacje do przykręcać kontroli i ciągłego doskonalenia się proces kontroli zapisu.
Jak wspomniano w punkcie 4.1, stosowanie PDCA do planowania, wdrażania, działania i poprawę procesu kontroli zapisu. Procedura powinna opisać swoje podejście.