Punkt 4.2.3 Nadzór nad dokumentami

Jak wspomniano w punkcie 4.2.1 stwierdza dokument jest informacji, które zostały napisane i nagrane na jakimś medium, takie jak papier czy komputer. Dokument może określić wymogi (np. rysunek lub specyfikacji technicznej), ukierunkowują (np. jakość planu), lub pokaż wyniki lub dowody przeprowadzonych działań (np. akt).
Klauzula 4.2.1 informuje, jakie dokumenty należy dołączyć do SZJ. Wszystkich dokumentów, które można określić na podstawie pkt 4.2.1 będą potrzebne do procesów zarządzania jakością muszą być kontrolowane. Ten określa wymogi pkt 4.2.3, w jaki sposób dokumenty te muszą być kontrolowane. Dokumentów poza SZJ nie musi podlegać kontroli.
Tej klauzuli wymaga, aby posiadać udokumentowane procedury. Twoja procedura musi – odpowiedzialność za określenie i opis kontroli wymaganych 4.2.3 – 4.2.3g; metod pomiaru wydajności procesów kontroli dokumentów oraz ciągłego doskonalenia procesu kontroli dokumentów.
Sprawdź, czy procedury w szczególny sposób odnosi każdego wymagania w zakresie kontroli, w zakresie kto, co, kiedy, gdzie i jak to zastosowanie. Twoje postępowanie musi zająć się nowymi i starymi, jak i wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów wykorzystywanych przez SZJ.
Musisz przyjąć wszystkich nowych dokumentów SZJ przed problemem. Pewien stopień kontroli, badania lub oceny jest nierozerwalnie związany z „zatwierdzenie adekwatności”. Należy okresowo określić, czy aktualizacja lub zmian w dokumentacji systemu zarządzania jakością jest konieczne, a jeśli ich zmiany, muszą one zostać ponownie zatwierdzony do adekwatności.
Częstotliwość tego przeglądu, odpowiedzialność i metody muszą być określone w procedurze. Będzie określona przez wydarzenia w organizacji i jak starsze lub niedawno swój SZJ jest. Rewidenci będą badać tego, jeżeli uznają, że dokumenty nie zmieniają się od lat, podczas gdy charakter Twojej działalności znacznie się zmienił.
Zidentyfikować zmiany wprowadzone do dokumentów, tak aby użytkownicy wiedzieli dokładnie, co się zmieniło. Istnieje wiele sposobów na osiągnięcie tego wydruk komputerowy, a także dokumentów. Twoje postępowanie musi obejmować, jak to osiągnąć.
Mają metody kontroli wersji, takich jak rejestr zmian i master-wykaz dokumentów, który określa aktualny stan zmian. Ponownie, istnieją inne sposoby robienia tego, jak dobrze. Twoje postępowanie musi obejmować, jak to osiągnąć.
Nie wszystkie dokumenty powinny być dostępne wszędzie w organizacji. Musisz określić, co dokument dotyczy (np. potrzebne do zapewnienia jakości produktu lub procesu) do określonego procesu lub działalności i wydaje stosowne wersja tego dokumentu dostępna do tej aktywności, np. zapewnienie bieżącego pakowania i wysyłki instrukcje pracy do działu wysyłki. Twoje postępowanie musi obejmować, jak to osiągnąć.
Po ustaleniu, że niektóre dokumenty muszą być udostępniane w różnych miejscach, wdraża pewne formy kontroli dystrybucji. Istnieje wiele sposobów aby to zrobić. Jednym ze sposobów jest do prowadzenia dziennika dystrybucji. Twoja procedura musi pokryć forma kontroli dystrybucji.
Dokumenty mogą pokonując w bardzo trudnych warunkach (pokryte w oleju, kurzu, kwas jeść, ogorzały, itp.) do punktu są nieczytelne. Należy regularnie kontrolować stan często używane dokumenty papierowe do ustalenia, czy należy je wymienić. Twoje postępowanie musi obejmować, jak to osiągnąć.
Dokumenty muszą być łatwo rozpoznawalne jako jego cel i zakres. Pozycji może wystarczyć proste (np. w procesie kontroli Sheet). dokumentów Skomputeryzowane są czasami nazw plików, które nie określają ich treści, co może wymagać wielu plików, które zostaną otwarte, zanim znajdziesz właściwy. Identyfikacja wymaga również zgłoszenia w odpowiednim czasie skuteczne odzyskiwanie, czy drukowanej lub elektronicznej. Częstych niezgodności nie jest w stanie odebrać dokumentu lub zapisu z powodu złej procedury zgłoszenia.
dokumenty zewnętrzne (np. rysunków klienta lub dostawcy materiału / części specyfikacji) muszą być zidentyfikowane. Istnieje wiele sposobów aby to zrobić. Jednym ze sposobów jest do prowadzenia obsługi komputera lub wykaz tych dokumentów. Określić, kto potrzebuje tych dokumentów i jakiś rodzaj kontroli dystrybucji. Twoje postępowanie musi obejmować, jak to osiągnąć. Nie zapomnij o dostawcy, dokumentów prawnych lub przemysłu. Stosuje się do tych stosowanych kontroli, jak również (4.2.3f).
Nieaktualne dokumenty mogą być przyczyną wielu problemów, jeśli nie są kontrolowane. Istnieje wiele sposobów aby to zrobić. Jednym ze sposobów jest dostarczenie dokumentów komputerowych w trybie tylko do odczytu i zrobić tylko aktualnej wersji dostępne na ekranie komputera stacji roboczej. Nieaktualne dokumenty papierowe mogą być usuwane przez kontrolę dystrybucji. Twoje postępowanie musi obejmować jak to lub inne metody są stosowane.
Upewnij się, procedura obejmuje także metody aby uniemożliwić nieautoryzowane i niezatwierdzonych lub nieprawidłowe dokumenty tworzone, wykorzystywane lub rozpowszechniane.
Jeśli dokumenty są archiwizowane, upewnij się, że wszystkie takie dokumenty są prawidłowo identyfikowane, indeksowane i złożone, a najlepiej mieć kontrolowane lub ograniczony dostęp do nich. Ponownie swoje procedury musi obejmować, jak to osiągnąć.
Niezgodności z procesu kontroli dokumentów są jednym z najczęstszych wyniku kontroli. Opracować odpowiednie wskaźniki w celu wykazania skutecznego wprowadzania w życie swój proces kontroli dokumentów. Przykłady obejmują – liczba dokumentów nieaktualnych lub nieuprawnionym znaleźć używane, liczba znalezionych nieautoryzowanych zmian, liczba przypadków dokumenty nie były dostępne w miejscach ich użytkowania; itp. Śledzenie tendencji w tych wskaźników i wykorzystać te informacje do zaostrzenia kontroli i stale się poprawić proces kontroli dokumentów.
Jak wspomniano w punkcie 4.1, stosowanie PDCA do planowania, wdrażania, działania i poprawę procesu kontroli dokumentów. Procedura powinna opisać swoje podejście.