Wyrób niezgodny to produkt, który nie spełnia wymagań klienta; zastosowanie wymogów prawnych lub własnych potrzeb organizacji. Definicję tę stosuje się również do niezgodnych procesy i usługi. Niezgodności mogą odnosić się do dostawców i prac zleconych, własnych działań organizacyjnych lub produktu dostarczane do klientów.
Twoje udokumentowane procedury wyrobem niezgodnym musi zawierać kontroli i odpowiedzialności – określenie, zawiera (tzn. zapobiec dalszego przetwarzania lub użytkowania); prowadzić rejestry rodzaju i innych szczegółów niezgodności; zawiadomić właściwy personel i klientów, w stosownych przypadkach, ocenić, co dyspozycji działania powinny zostać podjęte, czas realizacji dyspozycji; ustalenia polityki w celu dopuszczenia do dalszego przetwarzania lub wysyłki do klienta; uzyskania koncesji klienta; przerobienie i ponowna weryfikacja, ustalenie wskaźników wydajności do pomiaru efektywności kontroli procesu niezgodności itp.
Produktu lub materiału znaleźć bez identyfikacji lub jego stan jakości nie jest znana, powinna być traktowana jako wyrobem niezgodnym i kontrolowane przez powyższą procedurą.
Jeśli stwierdzisz, że produkt niezgodny został dostarczony, bez koncesji klienta, należy podjąć odpowiednie działania w celu zmniejszenia bezpośrednich i pośrednich skutków niezgodności. W zależności od wagi i zakresu niezgodności, możesz rozważyć podjęcie działań w celu usunięcia niezgodności, a także działań naprawczych (patrz punkt 8.5.2) w celu wyeliminowania przyczyn niezgodności. Chociaż nie ma obowiązku powiadamiania klienta (chyba że w umowie jest wymagana), może być w szczególnych okolicznościach do powiadomienia klienta i opanować sytuację na zadowolenie klienta.
Podobne powody mogą być stosowane jeżeli produkt został wysłany, który nie spełnia wymogów prawnych. W zależności od wagi i zakresu niezgodności, możesz rozważyć podjęcie działań w celu usunięcia niezgodności, a także działań naprawczych (patrz punkt 8.5.2) w celu wyeliminowania przyczyn niezgodności. Musisz być świadomy wszelkich wymogów sprawozdawczych nałożonych przez organy regulacyjne i ich przestrzegania.
Zezwolenia koncesji pozwala na statku wyrobem niezgodnym, w kontrolowanych warunkach. Zezwolenia odchylenia pozwala na wytwarzanie produktu różniące się od oryginalnej specyfikacji, w kontrolowanych warunkach. W obu tych sytuacjach, upewnij się, że uzyskanie tych zezwoleń na piśmie przed wysyłką lub produkcji wyrobem niezgodnym.
Wszystkie procesy realizacji produktu (patrz punkt 7.1), musi wykazywać interakcję z procesu wyrobem niezgodnym.
Wskaźników wydajności do pomiaru efektywności kontroli nad wyrobem niezgodnym mogą obejmować – skrócenie czasu oceny i rozporządzania wyrobem niezgodnym; zmniejszona liczba błędów w zapobieganiu niewłaściwym wykorzystaniem lub dostawy, lepsze wykorzystanie alternatywnych wyrobem niezgodnym i zwrot kosztów itp.